Datenschutzhinweise

Datenschutzinformation für Microsoft Forms

Wir informieren nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im
Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Forms“.

Wir setzen das Tool „Microsoft Forms“ für interne und externe Um- und Abfragen, wie z.B.
Evaluierung von durchgeführten Aktionen, Anmeldung zu Veranstaltungen etc. ein.

„Microsoft Forms“ ist ein Tool innerhalb des von der Physio Zentrum Menden GmbH
eingesetzten Microsoft 365 und ein Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited. Die
Daten von Nutzern aus der Europäischen Union werden in Rechenzentren innerhalb des
Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) verarbeitet. Dennoch kann es für die Erbringung
des Dienstes sowie im Rahmen des Supportes erforderlich sein, dass Daten am Hauptsitz
von Microsoft Inc. in den USA verarbeitet werden. Wir haben mit Microsoft im Rahmen der
„Online-Service-Terms“ (OST) einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den
Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Zusätzlich sind für Datenübermittlungen in

Drittländer die EU-Standardvertragsklauseln vertraglich vereinbart. Die EU-
Standardvertragsklauseln stellen gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO eine Garantie für ein

angemessenes EU-Datenschutzniveau dar. Wir informieren, dass die USA derzeit nach
Rechtsprechung des EuGH kein sicheres Drittland im Sinne des EU-Datenschutzrechts sind.
Aufgrund der Überwachungsgesetze in den USA können US-Dienstleister verpflichtet sein,
personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Betroffene
einen Rechtsbehelf hiergegen einlegen können. Es kann daher nicht ausgeschlossen
werden, dass US-Behörden, wie Geheimdienste, Ihre auf Servern der US-Dienstleister
befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft
speichern werden. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss.

Daher hat Microsoft zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz
von personenbezogenen Daten ergriffen. Insbesondere werden die personenbezogenen
Daten über Forms nur verschlüsselt übertragen. Darüber hinaus hat sich Microsoft
vertraglich verpflichtet, Herausgabeanfragen von US-Behörden soweit möglich gerichtlich
abzuwehren. Daher kann grundsätzlich von einem angemessenen Schutzniveau bei der
Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft ausgegangen werden.

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Datenverarbeitung der Formulare ist:

Physio Zentrum Menden GmbH
Geschäftsführerin: Anabell Eckstein
Am Stein 24 | 58706 Menden
Telefon: 02373 9197860
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Microsoft ist insofern lediglich Auftragsverarbeiter. Soweit die Internetseite von Microsoft
www.Office.com bzw. „Microsoft Forms“, personenbezogene Daten verarbeitet bzw. Cookies
einsetzt, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Für die Erbringung des
Dienstes Microsoft Forms werden auf der Umfrageseite Cookies von Microsoft eingesetzt.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft
unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Bei der Nutzung von „Microsoft Forms“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Die
Umfragen können auf unterschiedlichem Wege adressiert werden (über Hyperlink, QR-Code,
Einbettung in Webseite oder E-Mail-Versand). Der Umfang der Daten hängt dabei von den
gestellten und beantworteten Fragen sowie einem eventuellen Upload von zusätzlichen
Diensten ab.

Grundsätzlich kann es sich dabei um folgende personenbezogene Daten handeln:

Name, Vorname
E-Mail-Adresse
Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt und Sie dort angemeldet sind)
Bevorzugte Sprache
Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt und Sie dort angemeldet sind)
Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort
Wenn Sie an einer anonymen Umfrage teilnehmen, enthält Ihre Antwort keine
Kontaktinformation und kann nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden.
Die Teilnahme an Umfragen ist freiwillig und ohne Benutzerregistrierung bei Microsoft
möglich.

Die Formular-Inhaber (Projektteam) haben Zugang zu Forms und können entweder allein
oder mit anderen Inhabern Umfragen, Formulare und Fragebögen direkt erstellen und
verteilen. Sie sind auch die alleinigen Empfänger der Antworten. Diese werden in Microsoft
grafisch aufbereitet und sind für das Projektteam verfügbar.

Die Daten aus Umfragen/Formularen/Fragebögen (Fragen und Antworten) werden in der
Microsoft Cloud gespeichert und von dort durch das Projektteam abgerufen. Sofern keine
betriebliche Notwendigkeit, gesetzliche Verpflichtung oder ein besonderes betriebliches
Interesse an einer dauerhaften Speicherung besteht, werden alle Angaben nach
Zweckwegfall nach einem Monat gelöscht.

Die Teilnahme an unseren Umfragen ist grundsätzlich freiwillig. Soweit durch die Teilnahme
an der Umfrage eine Einwilligung erteilt wird, ist die Rechtsgrundlage dann Art. 6 Abs. 1 lit. a
DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen
werden. Durch Widerruf oder Nichterteilung der Einwilligung entstehen keine Nachteile.
Sofern Umfragen im Rahmen eines Beschäftigtenverhältnisses erfolgen, die für die
Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sind, geschieht diese gemäß § 26
BDSG. Sollten Umfragen für die Anbahnung und/oder Erfüllung von Verträgen erforderlich
sein, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1lit. b DSGVO.
Falls keine Vertragsbeziehung bestehen sollte, können Umfragen auch zur Wahrung unserer

berechtigten Interessen an einer effektiven Planung und Durchführung von Projekten und
Prozessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlich sein.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „MS Forms-
Umfragen und Formularen“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte

weitergegeben, sofern die Daten nicht gerade zur Weitergabe bestimmt oder zur
Zweckerfüllung erforderlich sind. Sofern externe Dienstleister für die Zweckerfüllung
eingesetzt werden, können Daten an diese zweckgebunden weitergegeben werden.

Der Anbieter von „Microsoft Forms“ erhält notwendigerweise im Rahmen seiner
Diensterbringung Kenntnis von diesen Daten als Auftragsverarbeiter.

Kinder unter 16 Jahren dürfen nur mit Zustimmung der Erziehungsberechtigten an unseren
Umfragen teilnehmen.

Weitere Informationen zum Datenschutz unter https://www.physiozentrum-
menden.de/index.php/datenschutz